Prawnik wyjaśnia: Wymogi formalne pism procesowych

Wymogi formalne pism procesowych.

W postępowaniu cywilnym każde składane w sądzie pismo musi spełniać określone przepisami wymagania co do formy i treści. Kodeks postępowania cywilnego przewiduje, że każde pismo procesowe powinno zawierać:

1) oznaczenie sądu, do którego jest skierowane;
2) imiona i nazwiska lub nazwy stron, ich przedstawicieli ustawowych i pełnomocników;
3) oznaczenie rodzaju pisma;
4) osnowę wniosku lub oświadczenia.
5) w przypadku gdy jest to konieczne do rozstrzygnięcia co do wniosku lub oświadczenia - wskazanie faktów, na których strona opiera swój wniosek lub oświadczenie, oraz wskazanie dowodu na wykazanie każdego z tych faktów;
6) podpis strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika;
7) wymienienie załączników.

Do pisma procesowego dołącza się załączniki wymienione w tym piśmie. Gdy pismo procesowe jest pierwszym pismem w sprawie, powinno ponadto zawierać oznaczenie przedmiotu sporu oraz:

1) oznaczenie miejsca zamieszkania lub siedziby i adresy stron albo, w przypadku gdy strona jest przedsiębiorcą wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej - adres do doręczeń wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
2) oznaczenie miejsca zamieszkania lub siedziby i adresy przedstawicieli ustawowych i pełnomocników stron;
2) numer PESEL lub NIP powoda lub
3) numer w KRS, a w przypadku jego braku - numer w innym właściwym rejestrze, ewidencji lub NIP powoda niebędącego osobą fizyczną, który nie ma obowiązku wpisu we właściwym rejestrze lub ewidencji, jeżeli jest on obowiązany do jego posiadania.

Dalsze pisma procesowe, poza adresami, numerem PESEL, NIP lub KRS, powinny zawierać sygnaturę akt (nadawaną każdej sprawie przez sąd).

W każdym piśmie należy podać wartość przedmiotu sporu lub wartość przedmiotu zaskarżenia, jeżeli od tej wartości zależy właściwość rzeczowa sądu, wysokość opłaty lub dopuszczalność środka odwoławczego, a przedmiotem sprawy nie jest oznaczona kwota pieniężna. Wartości przedmiotu sporu lub zaskarżenia podaje się w złotych, zaokrąglając w górę do pełnego złotego. Należy pamiętać, że sąd nie podejmie żadnej czynności na skutek pisma, od którego nie została uiszczona należna opłata. W piśmie procesowym mającym na celu przygotowanie sprawy do rozstrzygnięcia (pismo przygotowawcze) strona powinna zwięźle podać stan sprawy, wyszczególnić, które fakty przyznaje, a którym zaprzecza, oraz wypowiedzieć się co do twierdzeń i dowodów zgłoszonych przez stronę przeciwną. W piśmie przygotowawczym strona może także wskazać podstawy prawne swoich żądań lub wniosków.

Bardzo ważnym obowiązkiem (i często pomijanym przez strony działające w procesie bez profesjonalnego pełnomocnika) jest dołączenie do każdego pisma jego odpisów (kopii) i odpisów załączników dla doręczenia ich uczestniczącym w sprawie osobom.

Z dniem 1 lipca 2023 r. wprowadzono dodatkowy przepis – art. 1281 Kodeksu postępowania cywilnego (dalej „k.p.c.”), zgodnie z którym pismo wnoszone przez stronę zastępowaną przez adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego lub Prokuratorię Generalną Rzeczypospolitej Polskiej powinno zawierać wyraźnie wyodrębnione oświadczenia, twierdzenia oraz wnioski, w tym wnioski dowodowe. Jeżeli pismo zawiera uzasadnienie,

wnioski dowodowe, zgłoszone tylko w tym uzasadnieniu, nie wywołują skutków, jakie ustawa wiąże ze zgłoszeniem ich przez stronę.

Przepis ten wprowadza dodatkowe obowiązki dla profesjonalnych pełnomocników. Chodzi o obowiązek wyodrębnienia w piśmie procesowym części, w której zostaną opisane oświadczenia, twierdzenia i wnioski, w tym wnioski dowodowe. Nie da się nie zauważyć powodów, dla których obowiązki te zostały wprowadzone. Najbardziej jaskrawym powodem jest fakt, że sądom „zdarza się” nie zapoznawać się z treścią pism procesowych wnoszonych przez pełnomocników stron. Gdyby bowiem zapoznawały się z ich treścią, nie byłoby problemów z rozpoznaniem na przykład wniosku dowodowego sformułowanego w treści uzasadnienia pisma. Praktyka pokazuje jednak, że nierzadko wnioski dowodowe formułowane przez pełnomocników „gdzieś” w uzasadnieniu pisma procesowego są przez sądy pomijane, co prowadzi najczęściej do niepotrzebnego wydłużania postępowania. Dobrą praktyką pełnomocników było więc takie formułowanie wniosków dowodowych, aby były one widoczne na „pierwszy rzut oka” dla sądu zapoznającego się z dokumentem. Wielu pełnomocników taką dobrą praktykę dochowywało. Teraz jednak praktyka ta została usankcjonowana przez ustawodawcę, ale ustawodawca „wyszedł przed szereg” ustanawiając również obowiązek wyodrębniania części pisma procesowego dla wskazania oświadczeń, twierdzeń. Trudno doszukać się jakiegokolwiek uzasadnienia takiego obowiązku.

Celem nowelizacji jest zmobilizowanie profesjonalnych pełnomocników do konstruowania pism procesowych w sposób zwięzły i przejrzysty, co ułatwia pracę zarówno sądowi, jak i drugiej stronie. Temu ma służyć przede wszystkim „petitum” pisma. Nie jest to formalizm, którego profesjonalny pełnomocnik nie byłby w stanie spełnić, tym bardziej że większość pełnomocników i bez obowiązku ustawowego formułowało pisma procesowe w sposób przejrzysty i czytelny.

Zobacz też: