Prawnik wyjaśnia: Kiedy podpis musi być czytelny?

Załatwiając sprawy urzędowe często spotykamy się z żądaniem złożenia „czytelnego” podpisu. Czy jest to wymóg określony przepisami prawa powszechnie obowiązującego?

W przepisach prawa powszechnie obowiązującego nie ma wyczerpującej definicji podpisu. Przyjmuje się, że jest to każdy rodzaj stale stosowanego przez daną osobę sposobu sygnowania dokumentów. Zgodnie z Kodeksem cywilnym do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Osoba niemogąca pisać może złożyć oświadczenie woli w formie pisemnej w ten sposób, że uczyni na dokumencie tuszowy odcisk palca, a obok tego odcisku osoba przez nią upoważniona wypisze jej imię i nazwisko oraz złoży swój podpis, albo w ten sposób, że zamiast składającego oświadczenie podpisze się osoba przez niego upoważniona, a jej podpis będzie poświadczony przez notariusza, wójta (burmistrza, prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa z zaznaczeniem, że został złożony na życzenie osoby niemogącej pisać.

W przepisach prawa powszechnie obowiązującego brak jest również definicji tzw. „parafy” czy „parafki”. Powszechnie przyjmuje się, że jest to wersja skrócona podpisu. Prawne odniesienie do „parafowania” możemy znaleźć w art. 93 ustawy Prawo o Notariacie, zgodnie z którym jeżeli akt notarialny jest sporządzony na dwóch lub więcej arkuszach, to arkusze te powinny być ponumerowane, parafowane i połączone.

O wymogu czytelności podpisu mowa jest m.in. w ustawie o dowodach osobistych. Zgodnie z art. 28 tej ustawy wniosek o wydanie dowodu osobistego zawiera numer PESEL, nazwisko i imię (imiona), nazwisko rodowe, imię ojca, imię i nazwisko rodowe matki, datę i miejsce urodzenia, płeć, obywatelstwo, powód ubiegania się o wydanie dowodu osobistego, adres do korespondencji, opcjonalnie adres poczty elektronicznej lub numer telefonu, oraz własnoręczny czytelny podpis wnioskodawcy albo adnotację pracownika organu gminy o przyczynie braku podpisu, a w przypadku wniosku złożonego na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej - kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany albo podpis osobisty.

Co do zasady jednak przepisy prawa nie wymagają, aby podpisywać się w sposób czytelny. Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 9 kwietnia 2021 r., KIO 527/21 stwierdziła, że jeżeli z przepisów prawa nie wynika, aby dla zachowania formy pisemnej istniały jakiekolwiek wymagania co do podpisu (poza własnoręcznością), w szczególności nie ma wymagań, aby podpis był wyłącznie czytelny, to co do zasady, także podpis nieczytelny jest wystarczający dla zachowania formy pisemnej. Dalej Krajowa Izba Odwoławcza wskazała, że „trzeba jednak odróżnić pojęcie parafy od skrótu podpisu. Pierwsze w ścisłym tego słowa znaczeniu - jeśli chodzi o formę - oznacza znak ręczny składający się z inicjałów, drugie - skrócony podpis przez pominięcie niektórych liter w celu uczynienia go krótszym. Parafę odróżnia od podpisu przede wszystkim funkcja. Parafa stanowi bowiem sposób sygnowania dokumentu, mający świadczyć o tym, że jest on przygotowany do złożenia podpisu. Nawet wówczas, gdy parafujący zamiast inicjałów zamieści na dokumencie swój pełny podpis, jego znak zachowa znaczenie przygotowania dokumentu do złożenia na nim podpisu. O merytorycznym znaczeniu znaku bowiem przesądzi w takim wypadku treść dokumentu. Nacisk należy położyć na znaczenie powtarzalności podpisu, który powinien być złożony w formie zwykle używanej, dzięki czemu jest ona znana szerszemu kręgowi osób. Istotne jest bowiem, aby niezależnie od skrótowości skreślonego odręcznie słownego znaku graficznego, zainteresowane osoby trzecie mogły mieć pewność, że dana osoba chciała w ten sposób podpisać się swoim nazwiskiem”.

Sąd Apelacyjny w Białymstoku Wydział I Cywilny w wyroku z dnia 3 czerwca 2020 r., I ACa 684/19 wskazał, że „podpis może być skrócony, nie musi być czytelny, może nawet pomijać pewne litery – np. samą końcówkę nazwiska. Dla zachowania formy pisemnej wymaga się by napisany znak ręczny stwarzał dla osób trzecich pewność, że podpisujący chciał podpisać się pełnym swoim nazwiskiem oraz, że uczynił to w formie, jakiej przy podpisywaniu dokumentów stale używa. W konsekwencji minimum wymagań koniecznych do uznania znaku pisarskiego za podpis jest to, by wyrażał, co najmniej nazwisko, umożliwiał identyfikację autora, przynajmniej według takich kryteriów, jak cechy indywidualne i powtarzalne”. Powyższe stanowisko zostało wyrażone również przez Sąd Najwyższy – Izbę Cywilną w wyroku z dnia 4 grudnia 2019 r., I CSK 495/18: „podpis powinien wyrażać co najmniej nazwisko i możliwość identyfikacji składającego poprzez weryfikację elementów najpełniej go indywidualizujących (tj. cech indywidualnych treści podpisu i powtarzalnych w sposobie jego wykonania). Podpis może być skrócony, nie musi być czytelny. Pominięcie niektórych liter w imieniu lub nazwisku, zwłaszcza samej końcówki nazwiska, jest dopuszczalną i często stosowaną praktyką kontraktową, byleby z posługiwania się takim skrótem wynikała dla wszystkich oczywista pewność, że podpisujący chciał się podpisać swoim pełnym nazwiskiem oraz, że uczynił to w sposób stale stosowany przy podpisywaniu dokumentów. Nie ma bowiem bezwzględnego obowiązku podpisywania się pełnym imieniem i nazwiskiem, tj. bez uproszczeń i pominięć niektórych liter (z wyjątkiem podpisu drukowanego). Uprawniony jest pogląd, że podpisujący może posługiwać się kilkoma rodzajami podpisów, bądź ich formami uproszczonymi, używanymi, w zależności od okoliczności, zamiennie, pod warunkiem, że jednocześnie istnieje inna metoda potwierdzenia tożsamości. Jeżeli posługuje się podpisem skróconym lub nieczytelnym, to tym samym wyraża stanowczy zamiar użycia skrótu, a nie pełnego nazwiska”.

W innym wyroku – z dnia 28 czerwca 2017 r., KIO 1189/17 Krajowa Izba Odwoławcza wskazała, że „podpis własnoręczny zdefiniowany jest jako językowy znak graficzny umieszczony na dokumencie. Powinien być umieszczony pod jego treścią i być skreślony trwałym sposobem, a więc atramentem lub tuszem, a nie ołówkiem lub innym nietrwałym materiałem. Podpis powinien obejmować co najmniej nazwisko. Nie jest wymagane, aby podpis był czytelny. Podpis nieczytelny powinien jednak być złożony w formie zwykle używanej przez wystawcę. Tak wykonany podpis, choć nie daje się odczytać, wyraża napisane nazwisko, a zatem pełni funkcję identyfikacyjną”. Sąd Najwyższy – Izba Cywilna w wyroku z dnia 27 kwietnia 2016 r., II CSK 518/15 stwierdził, że „w praktyce notarialnej, pożądane byłoby stawianie przystępującym do aktu wymagania, by podpisywali się czytelnie, pełnym imieniem i nazwiskiem, by eliminować wszelkie wątpliwości, co do identyczności osoby i autentyczności złożonego znaku w postaci ukształtowania liter, sposobu ich łączenia czy innych cech charakterystycznych, zwykle używanych przez podpisującego się. Niemniej podpis niezupełnie czytelny, skrócony, czy nieczytelny, nadal jest podpisem zgodnie z art. 92 § 1 pkt 8 ustawy z 1991 r. - Prawo o notariacie w związku z art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego. Przy najłagodniejszym traktowaniu przesłanek uznania konkretnego znaku za podpis, nie można jednak odstąpić od minimum, jakim jest to, by znak pisarski, umożliwiał identyfikację osoby, od której pochodzi, przynajmniej według takich kryteriów jak cechy indywidualne i powtarzalne. Jednak akceptowanie przez notariusza podpisu skróconego wymaga sprawdzenia, czy został złożony w formie zwykle używanej przez podpisującego, a zatem czy spełnia funkcję identyfikującą, co może zostać uczynione poprzez porównanie z podpisem widniejącym w okazanym dokumencie tożsamości. Podpis złożony przy pomocy liter drukowanych można dopuścić w drodze wyjątku od zasady, skoro tego rodzaju technika podpisywania znacząco utrudnia orientację w rozpoznaniu osoby, która sygnowała dokument swoim podpisem. Natomiast w obrocie notarialnym posłużenie się przez osobę podpisującą akt notarialny literami drukowanymi, powinno każdorazowo wzmóc czujność notariusza, skoro tego rodzaju podpis w dużej mierze zdezindywidualizowany, jest łatwy do sfałszowania i może rodzić problemy związane z kwestionowaniem jego autentyczności i zwiększać zagrożenie dla bezpieczeństwa obrotu. Tymczasem sporządzony przez notariusza akt notarialny powinien zapewniać, że złożony podpis pochodzi od osoby, której tożsamość stwierdził, a złożony znak graficzny pozwala na jej identyfikację”.

W innym zaś orzeczeniu - postanowieniu z dnia 26 listopada 2014 r., III CZ 48/14 Sąd Najwyższy – Izba Cywilna stwierdził, że „prostota oraz skrótowość użytego do podpisu znaku nie są to przesłanki wystarczające do stwierdzenia, że pismo nie zostało należycie podpisane”.

Zobacz też: